Een medewerker voert een artikelnummer in een spreadsheet in. Daarna neemt een collega hetzelfde nummer over in een ander systeem. De verleiding is groot om direct een koppeling te bouwen. Maar daarmee sla je een belangrijke vraag over: waarom staan die gegevens eigenlijk op twee plekken?

Een sneller proces kan nog steeds onnodig zijn

Automatisering kan terugkerend werk ondersteunen. Maar als de werkwijze niet duidelijk is, neem je die onduidelijkheid mee in de techniek. Uitzonderingen, verschillende definities en ontbrekend eigenaarschap verdwijnen niet doordat een systeem sneller werkt.

Begin daarom bij het doel van de activiteit. Wie gebruikt de uitkomst? Welk besluit wordt ermee genomen? Wat gebeurt er als je de stap weglaat? Die vragen maken zichtbaar of het werk waarde toevoegt.

Vier vragen in een logische volgorde

  • Stoppen: is de activiteit nog nodig, of bestaat zij vooral omdat we het altijd zo hebben gedaan?
  • Vereenvoudigen: kunnen overdrachten, controles of registraties vervallen?
  • Standaardiseren: hebben we één herhaalbare werkwijze en duidelijke afspraken over verantwoordelijkheid?
  • Automatiseren: welke stabiele, terugkerende handelingen kan technologie ondersteunen?

Deze volgorde is geen star model. Soms blijkt tijdens het vereenvoudigen dat informatie eerst eenduidig moet worden vastgelegd. Het helpt vooral om niet meteen naar een technische oplossing te springen.

Een voorbeeld uit de werkvoorbereiding

Stel dat een werkvoorbereider dagelijks een overzicht van materiaaltekorten bijwerkt. Het overzicht combineert informatie uit een ERP-systeem, een mailbox en een losse spreadsheet. Dit is een illustratief voorbeeld, geen klantcase.

Een automatische rapportage lijkt logisch. Tijdens het onderzoeken blijkt echter dat de spreadsheet dezelfde gegevens bevat als het ERP-systeem, maar met een andere actualisatiefrequentie. Ook is niet duidelijk wie wijzigingen controleert.

De eerste stap is dan een afspraak over de leidende bron, het moment van bijwerken en de verantwoordelijkheid. Mogelijk verdwijnt de spreadsheet. Voor de informatie die daarna overblijft, kun je beoordelen of een automatische rapportage zinvol is.

Automatiseer een bewuste werkwijze. Niet een verzameling onduidelijke gewoontes.

Betrek de mensen die ermee werken

Medewerkers weten waar uitzonderingen zitten en waarom ze soms van het proces afwijken. Dat is waardevolle informatie. Door samen mee te kijken naar het dagelijkse werk, voorkom je dat een oplossing alleen op papier logisch is.

Maak vervolgens duidelijk wat de nieuwe afspraak is, wie die onderhoudt en hoe je merkt dat zij werkt. Automatisering kan daaruit volgen. Maar een verdwenen handeling of eenvoudiger overdracht is ook een waardevolle uitkomst.

Waar kun je beginnen?

Kies één terugkerende activiteit die veel afstemming of dubbele invoer vraagt. Volg de informatie van begin tot eind en bespreek met de betrokkenen wat werkelijk nodig is. Een klein, concreet vraagstuk geeft vaak meer inzicht dan direct een nieuw systeem selecteren.

Lees meer over procesverbetering en standaardisatie of ontdek de werkwijze van Covoort.