Een productiestatus zegt weinig als engineering en planning er iets anders onder verstaan. En een artikelbestand blijft lastig bruikbaar als niemand weet welke omschrijving leidend is. Datakwaliteit is daarom niet alleen een technische vraag. Het is ook een organisatievraag.

Wat bedoelen we met dezelfde informatie?

Bedrijven gebruiken vertrouwde woorden als gereed, vrijgegeven en beschikbaar. Toch kunnen die per afdeling iets anders betekenen. Een onderdeel kan administratief beschikbaar zijn, maar nog wachten op een controle. Voor de ene gebruiker is het dan inzetbaar, voor de andere niet.

Bespreek daarom eerst welke informatie nodig is voor het werk en wat die informatie precies betekent. Een gedeelde definitie voorkomt dat iedere afdeling zelf extra bestanden of controles gaat toevoegen.

Een bron moet ook onderhouden worden

Eén leidende bron aanwijzen is een begin. Daarna moet duidelijk zijn wie gegevens mag wijzigen, welke controle daarbij hoort en wanneer de informatie actueel moet zijn. Zonder die afspraken verschuift de onduidelijkheid alleen naar een andere plek.

  • Betekenis: welke definitie gebruiken we voor dit gegeven?
  • Bron: waar wordt de actuele informatie beheerd?
  • Eigenaar: wie is verantwoordelijk voor juistheid en onderhoud?
  • Gebruik: wie heeft deze informatie nodig en op welk moment?

Volg één gegeven door het proces

Neem bijvoorbeeld een artikelnummer. Waar ontstaat het? Wie voegt de omschrijving toe? Welke informatie gebruikt inkoop en wat heeft productie nodig? Door dat ene gegeven door het proces te volgen, worden dubbele registratie en onduidelijke overdrachten zichtbaar.

Dit is een illustratieve aanpak. Welke gegevens de meeste aandacht verdienen, hangt af van het bedrijf. Kies een stroom die regelmatig vragen of herstelwerk veroorzaakt en onderzoek die samen met de betrokken afdelingen.

Betrouwbare data ontstaat waar een duidelijke werkwijze en een duidelijke verantwoordelijkheid samenkomen.

Daarna pas de systeemvraag

Als de afspraken helder zijn, kun je beoordelen of de bestaande systemen de gewenste werkwijze ondersteunen. Misschien is een andere inrichting voldoende. Misschien is een koppeling zinvol. En soms kan juist een registratie verdwijnen.

Een nieuw systeem is geen vervanging voor het gesprek over definities en eigenaarschap. Het kan goede afspraken wel helpen uitvoeren en bewaken.

Houd de verbetering praktisch

Begin klein, toets of de informatie bruikbaar is voor de volgende processtap en maak het eenvoudig om fouten terug te melden. Zo verbetert de kwaliteit als onderdeel van het dagelijkse werk, in plaats van als een eenmalige opschoonactie.

Bekijk hoe Covoort ondersteunt bij data en systeeminrichting en bij de verantwoordelijkheden daarachter.